TERMS OF USE AND PRIVACY POLICY

Effective Date: [April 1st 2025]

Please read the following Terms of Use and Privacy Policy carefully. By using our services or interacting with Steinbridge Agency Inc. (“Steinbridge Agency Inc.”, “we”, “our”, or “us”), you agree to the practices described below.

Our Commitment to Your Privacy

At Steinbridge Agency Inc., we value your privacy and are committed to protecting your personal information. This policy outlines how we collect, use, disclose, retain, and safeguard your information.

Scope of This Policy

This policy applies to:

• Our website: www.steinbridge.ca
• Job applications submitted to us
• Any interaction you have with our services

By submitting personal information, registering for or using our services, or communicating with us, you consent to our handling of your information in accordance with this policy. We may update this policy without notice, and the current version will always be available on our website.

Note: This policy does not apply to third-party websites linked from ours. We encourage you to review their privacy policies before sharing your information with them.

What is Personal Information?

“Personal information” includes any data that can identify you directly or indirectly—such as your name, address, contact details, SIN, health, employment, and financial information.

Your Consent

We collect, use, and disclose your personal information with your consent or as permitted by law. Consent may be express or implied, depending on the sensitivity of the data and the context of its collection.You can withdraw your consent at any time by contacting us. Please note that doing so may affect our ability to provide certain services. If you share someone else's personal information, you are responsible for obtaining their consent.

Information We Collect

We may collect information in the following ways:

Automatically through our website:

• Device identifiers and technical data (browser type, IP address, date/time of visit)
• Cookies and similar technologies (e.g., beacons, pixels) to enhance your experience

When you provide it to us:

• During job applications (e.g., resume, language, job preferences, references)
• Background and qualification checks (with consent)
• Payroll-related data (banking, tax info) if hired
• Any other interaction (e.g., calls, emails, social media)

Job application files may include:

• Interview notes
• Reference checks
• Academic and employment records
• Test results
• Other necessary documentation

How We Use Your Information

Your information helps us:

• Understand your qualifications and employment preferences
• Match you with suitable job opportunities
• Respond to client inquiries
• Conduct background and reference checks
• Provide recruitment and HR services
• Manage payroll (for employees)
• Communicate with you regarding your application or employment status

We may also use your information for legal, administrative, or security purposes, as allowed by law.

Disclosure of Information

We share your information only when necessary and under strict confidentiality obligations, including:

• With employers to present suitable job opportunities (only relevant info)
• With background check services (criminal, academic, credit, etc.)
• With trusted service providers (e.g., Microsoft 365, Bullhorn, Pagecloud)
• In the case of corporate transactions (merger, sale, insolvency, etc.)
• As required by law or legal process

We take steps to ensure that third parties use your information responsibly and only for authorized purposes.

Data Retention and Destruction

We retain your personal information only as long as necessary for business or legal purposes. Data is stored securely on servers in Québec or Ontario. Only authorized staff (consultants, managers, payroll, etc.) have access.

Paper documents are scanned, securely stored temporarily, and shredded within one year.

Children’s Information

Our services are not intended for minors. We do not knowingly collect personal data from anyone under the legal age without parental or guardian consent. If you believe a minor has submitted information to us, please contact us so we can delete it.

Data Security

We use physical, organizational, and technological measures to protect your information against unauthorized access, loss, or misuse. However, no system is 100% secure. If you suspect a security issue, please contact us immediately.

Your Rights

You may:

• Request access to your personal information
• Correct inaccurate or outdated information
• Withdraw your consent at any time

Unsubscribe from communicationsWe may charge a reasonable fee for copies or transcriptions of your data. To exercise your rights or update your information, please contact us.

Contact Us

If you have questions or concerns about this policy, or if you’d like to exercise your rights regarding your personal information, Contact: HR@steinbridge.ca

CONDITIONS D’UTILISATION ET POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Date d’entrée en vigueur : 1er avril 2025
Veuillez lire attentivement les présentes conditions d’utilisation et la politique de confidentialité. En utilisant nos services ou en interagissant avec Steinbridge Agency Inc. (« Steinbridge Agency Inc. », « nous », « notre », ou « nos »), vous acceptez les pratiques décrites ci-dessous.

Notre engagement envers votre vie privée

Chez Steinbridge Agency Inc., nous attachons une grande importance à la protection de votre vie privée. Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels. La présente politique explique comment nous collectons, utilisons, divulguons, conservons et sécurisons vos informations.

Portée de cette politique

Cette politique s’applique à :

• Notre site web : www.steinbridge.ca
• Les candidatures reçues dans le cadre de processus d’embauche
• Toute interaction avec nos services

En nous fournissant vos renseignements personnels, en vous inscrivant à nos services, en les utilisant ou en communiquant avec nous, vous consentez à l’utilisation de vos informations conformément à cette politique. Nous pouvons modifier cette politique sans préavis, et la version la plus récente sera toujours disponible sur notre site.

Note : Cette politique ne s’applique pas aux sites web de tiers accessibles via des liens sur notre site. Nous vous encourageons à consulter leur politique de confidentialité avant de leur transmettre vos données personnelles.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?

Les « renseignements personnels » désignent toute information permettant de vous identifier, directement ou indirectement, comme votre nom, adresse, coordonnées, NAS, informations médicales, professionnelles ou financières.

Votre consentement

Nous collectons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre consentement ou tel que permis par la loi. Ce consentement peut être explicite ou implicite, selon la sensibilité des données et le contexte de la collecte.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous contactant. Notez que cela pourrait limiter notre capacité à vous offrir certains services. Si vous nous transmettez des renseignements concernant une autre personne, vous êtes responsable d’avoir obtenu son consentement.

Informations que nous collectons

Automatiquement via notre site web :

• Identifiants d’appareils et données techniques (type de navigateur, adresse IP, date et heure de visite)
• Témoins (cookies) et technologies similaires (balises, pixels) pour améliorer votre expérience utilisateur

Lorsque vous nous les fournissez :

• Lors d’une candidature (CV, langue, type d’emploi recherché, références)
• Lors de vérifications d’antécédents et de qualifications (avec consentement)
• Pour les services de paie (coordonnées bancaires, informations fiscales) si vous êtes embauché
• Dans toute autre interaction (appels, courriels, réseaux sociaux

Un dossier de candidature peut inclure :

• Notes d’entrevue
• Vérifications de références
• Dossiers scolaires et professionnels
• Résultats de tests
• Autres documents nécessaire

Utilisation de vos renseignements

Vos renseignements nous permettent de :

• Comprendre vos qualifications et préférences professionnelles
• Vous proposer des opportunités d’emploi adaptées
• Répondre aux demandes d’information de nos clients
• Effectuer des vérifications de références et d’antécédents
• Offrir des services de recrutement et de ressources humaines
• Gérer la paie (pour les employés)
• Communiquer avec vous au sujet de votre candidature ou statut d’emploi

Nous pouvons également utiliser vos informations à des fins légales, administratives ou de sécurité, conformément à la loi.

Communication des renseignements

Nous partageons vos renseignements uniquement lorsque nécessaire et sous obligation stricte de confidentialité, notamment :

• Avec des employeurs potentiels (seules les informations pertinentes sont partagées)
• Avec des services de vérification d’antécédents (criminels, académiques, crédit, etc.)
• Avec des fournisseurs de services fiables (ex. : Microsoft 365, Bullhorn, Pagecloud)
• Dans le cadre de transactions commerciales (fusion, vente, insolvabilité, etc.)
• Lorsque requis par la loi ou une procédure judiciaire

Nous prenons des mesures pour garantir que les tiers utilisent vos renseignements de manière responsable et uniquement à des fins autorisées.

Conservation et destruction des données

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins prévues ou exigée par la loi. Les données sont stockées de manière sécurisée sur des serveurs situés au Québec ou en Ontario. Seul le personnel autorisé (consultants, gestionnaires, paie, etc.) y a accès.

Les documents papier sont numérisés, conservés temporairement sous clé, puis déchiquetés dans un délai d’un an.

Renseignements sur les enfants

Nos services ne s’adressent pas aux mineurs. Nous ne collectons pas intentionnellement de données personnelles de personnes mineures sans le consentement explicite d’un parent ou tuteur. Si vous croyez qu’un mineur nous a transmis des informations, veuillez nous contacter afin que nous puissions les supprimer.

Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures physiques, organisationnelles et technologiques pour protéger vos renseignements contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation ou la modification. Cependant, aucun système n’est totalement sécurisé. Si vous soupçonnez un problème de sécurité, contactez-nous immédiatement.

Vos droits

Vous avez le droit de :

• Demander l’accès à vos renseignements personnels
• Corriger des informations inexactes ou obsolètes
• Retirer votre consentement à tout moment
• Vous désabonner de nos communications

Nous nous réservons le droit de facturer des frais raisonnables pour les copies ou transcriptions de vos données. Pour exercer vos droits ou mettre à jour vos informations, contactez-nous à l’adresse ci-dessous.

Nous contacter

Si vous avez des questions concernant cette politique ou si vous souhaitez exercer vos droits relatifs à vos renseignements personnels, veuillez nous contacter à l’adresse suivante :HR@steinbridge.ca